Наказ про переведення: зразок і оформлення

Наказ про переведення: що це і коли він потрібен

Наказ про переведення — це розпорядчий документ роботодавця, яким працівника переміщують на іншу посаду, в інший підрозділ, в іншу місцевість разом із роботодавцем або тимчасово, до одного року, на іншу роботу. Саме цим наказом керівник фактично оформляє кадрове рішення, яке до того узгодили усно чи в заяві. Без нього бухгалтерія не змінить нарахування, кадрова система не оновить особову справу, а трудова інспекція під час перевірки може кваліфікувати переміщення як незаконне.

У практиці українських компаній наказ про переведення часто плутають із наказом про прийняття на роботу або про сумісництво. Різниця проста: прийняття — це перший вхід у штат, сумісництво — додаткова робота поза основним графіком, а переведення — це зміна істотних умов уже чинного трудового договору. Наприклад, менеджера з продажу перевели на посаду керівника відділу в тому ж офісі, і в трудовій книжці з’являється окремий запис саме про переведення.

Підстава для наказу завжди має передувати самому документу. Це може бути заява працівника, службова записка керівника підрозділу, протокол атестаційної комісії, рішення засновників про реорганізацію, медичний висновок про потребу у легшій роботі або контракт, укладений у зв’язку з переведенням до іншого роботодавця за статтею 33 Кодексу законів про працю України. Документ набуває чинності з дати, яку в ньому зазначено, або з наступного робочого дня після підписання, якщо інше не передбачено.

Види переведень і що вони змінюють у наказі

Перш ніж писати текст наказу, корисно розуміти, який саме вид переведення ви оформляєте, бо від цього залежить набір обов’язкових реквізитів і формулювань. Українське трудове право розрізняє кілька сценаріїв, і кожен має свої нюанси.

Вид переведення	Правова підстава	Що обов’язково в наказі
На іншу посаду в межах підприємства	Ст. 32 КЗпП	Нова посада, підрозділ, дата початку, оклад або тарифна ставка
До іншого роботодавця	Ст. 33 КЗпП	Посилання на письмову домовленість між двома роботодавцями
В іншу місцевість разом з роботодавцем	Ст. 36 КЗпП	Обов’язковий пункт про згоду працівника, нова адреса
Тимчасове, до одного року	Ст. 33 КЗпП	Конкретний строк, посада, підрозділ, причина
За станом здоров’я (медичний висновок)	Ст. 170 КЗпП	Реквізити медичного висновку, нова посада або легша робота
У зв’язку з атестацією	Локальне положення про атестацію	Посилання на протокол атестаційної комісії, дата, номер

Якщо підприємство переходить на контрактну форму і працівник залишається на тій самій посаді, окремого наказу про переведення не потрібно — достатньо наказу про укладення контракту. Якщо ж контракт передбачає перехід на іншу посаду чи в інший підрозділ, тоді оформлюють саме наказ про переведення, а контракт фіксує нові умови.

Структура наказу: обов’язкові реквізити

Чинне законодавство не містить єдиної затвердженої форми наказу про переведення, але типова практика кадрових служб і вимоги до первинних документів склалися усталено. Документ оформлюють на фірмовому бланку підприємства або на звичайному аркуші з обов’язковими реквізитами. Для державних установ і комунальних підприємств додатково вимагають реєстраційний номер у книзі наказів з особового складу.

До обов’язкових реквізитів належать:

повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи-підприємця;
назва документа — «НАКАЗ»;
дата складання і реєстраційний номер;
місце видання (місто або селище, де зареєстрований роботодавець);
преамбула з підставою, наприклад: «у зв’язку з виробничою потребою», «на підставі заяви працівника», «за результатами атестації»;
розпорядча частина: ПІБ працівника повністю, табельний номер, поточна посада, нова посада, підрозділ, дата початку нової роботи, умови оплати праці, строк (для тимчасового переведення);
доручення бухгалтерії, кадровій службі, безпосередньому керівнику;
підпис керівника, дата підписання, печатка за потреби.

У розпорядчій частині неприпустимі розмиті формулювання на кшталт «перевести на іншу роботу за потреби». Судова практика свідчить, що саме через неконкретність наказів роботодавці програють спори про поновлення на попередній посаді. Краще написати: «перевести Іваненко Олену Сергіївну, табельний номер 187, з посади менеджера з продажу відділу В2В на посаду керівника відділу В2В з 12 вересня 2026 року з окладом 28 000 гривень на місяць, зі збереженням стажу роботи на цьому підприємстві».

Зразок наказу про переведення на іншу посаду

Наведений нижче зразок підходить для переведення в межах одного підприємства, якщо ініціатива йде від роботодавця. Для випадків, коли ініціатором є працівник, у преамбулі додають слова «на підставі заяви Петренка Андрія Васильовича від 02.09.2026».

Товариство з обмеженою відповідальністю «Поділля-Логістик»
НАКАЗ
05 вересня 2026 року м. Хмельницький № 187-к

Про переведення на іншу посаду

У зв’язку з виробничою потребою та відповідно до статті 32 Кодексу законів про працю України, на підставі службової записки начальника відділу постачання Ковальчука С. М. від 01.09.2026 № 34

НАКАЗУЮ:

1. Перевести САВЧЕНКО Ірину Богданівну, табельний номер 412, з посади менеджера з закупівель відділу постачання на посаду старшого менеджера з закупівель того ж відділу з 12 вересня 2026 року з посадовим окладом 32 000 (тридцять дві тисячі) гривень на місяць.

2. Зміни до штатного розпису внести з 12.09.2026. Відповідальний — головний бухгалтер Мельник Н. П.

3. Кадровій службі (Кучер Л. В.) внести відповідний запис до особової справи та трудової книжки працівника.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор Ткаченко О. М. Ткаченко

З наказом ознайомлена: Савченко І. Б. Савченко 05.09.2026

Ознайомлення під підпис — це окремий обов’язковий елемент. Якщо працівник відмовляється підписувати наказ, кадровик складає акт за участю двох свідків, і цей акт додається до наказу. Судова колегія з цивільних справ неодноразово підтверджувала: відсутність підпису працівника на наказі про переведення, за наявності акта про відмову, не робить наказ недійсним, але робить його вразливим під час оскарження.

Особливості переведення за результатами атестації

Атестація — це не просто формальна перевірка, а підстава для кадрового рішення, яке може змінити посаду, підрозділ або навіть звільнити працівника у випадку невідповідності. У наказі про переведення за підсумками атестації обов’язково вказують реквізити протоколу атестаційної комісії: дату, номер, прізвища членів комісії та їхній висновок. Без цього наказ втрачає юридичну силу і може бути оскаржений в суді.

Протокол комісії має містити об’єктивні критерії оцінки: результати тестування, співбесіди, виконання показників ефективності за квартал. Якщо в протоколі лише загальна фраза «не відповідає займаній посаді», переведення вважатиметься необґрунтованим. У такому разі працівник має високі шанси поновитися на попередній посаді з виплатою середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

Для працівників освіти, державної служби, медицини атестація має додаткові особливості. Наприклад, для педагогічних працівників порядок атестації визначений наказом Міністерства освіти і науки, і наказ про переведення повинен відповідати цій процедурі. Тому радимо перевірити галузеві нормативні акти перед оформленням документа, щоб уникнути помилок і зайвих судових спорів.

Коли потрібен додатковий договір про зміну істотних умов

Переведення завжди змінює істотні умови праці, тобто ті, що зафіксовані в трудовому договорі. За статтею 32 КЗпП про такі зміни працівника попереджають не пізніше ніж за два місяці. Тому перед наказом укладають додаткову угоду до трудового договору, де прописують нову посаду, оклад, режим роботи, підрозділ і дату набуття чинності. Сам наказ без угоди не має повної юридичної сили.

На практиці цю послідовність часто порушують, особливо в малих компаніях. Керівник підписує наказ «заднім числом», працівник розписується, бухгалтерія перераховує зарплату. Через рік під час перевірки Держпраці саме на цьому етапі виникають штрафи. Без додаткової угоди неможливо довести, що працівник погоджувався на нову посаду добровільно, а це ключова умова законності переведення.

Якщо працівник не погоджується на нові умови і відмовляється підписувати додаткову угоду, роботодавець зобов’язаний запропонувати йому іншу роботу за фахом, а за відсутності такої — звільнити за пунктом 6 статті 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку. Це не право роботодавця, а його обов’язок, і ігнорування цієї норми тягне за собою поновлення працівника через суд.

Практичні помилки, через які наказ скасовують у суді

Аналіз судових рішень за 2023–2025 роки показує, що найчастіше наказ про переведення визнають незаконним з кількох причин. Перша — відсутність письмової згоди працівника на постійне переведення, особливо коли воно пов’язане зі зміною місця роботи в іншу місцевість. Друга — неконкретність формулювань: «перевести на іншу роботу» без зазначення посади, підрозділу, строку й оплати. Третя — порушення двомісячного строку попередження про зміну істотних умов.

Четверта помилка — переведення вагітних, неповнолітніх, осіб з інвалідністю на роботу, яка їм протипоказана за медичним висновком. Закон забороняє це без їхньої прямої письмової згоди і наявності медичного підтвердження. П’ята — переведення на нижчу посаду як дисциплінарне стягнення, що прямо заборонено: це не входить до переліку стягнень у статті 147 КЗпП.

Шоста типова помилка — підміна переведення звільненням за переведенням. Коли працівник фактично переходить до іншого роботодавця, але оформлюють не переведення, а звільнення «за угодою сторін» без відповідного запису в трудовій, новий роботодавець не зобов’язаний зберігати стаж. Правильний шлях — звільнення у зв’язку з переведенням до іншого підприємства за пунктом 5 статті 36 КЗпП, де в наказі є посилання на лист-запит від нового роботодавця і письмову згоду працівника.

Документи, які супроводжують наказ

Сам наказ про переведення — це лише верхівка пакета документів. До нього обов’язково додають:

заяву працівника або службову записку керівника підрозділу;
додаткову угоду до трудового договору з новими умовами;
протокол атестаційної комісії або медичний висновок, якщо вони є підставою;
лист-згоду від нового роботодавця у разі переведення між підприємствами;
акт про відмову від підпису, якщо працівник не підписує наказ чи угоду.

Зберігають наказ у відділі кадрів зазвичай 75 років для більшості категорій працівників і 50 років для тимчасових переведень. У цифровому обліку наказ реєструють у журналі наказів з особового складу, який зберігають окремо від наказів з основної діяльності. Якщо підприємство переходить на електронний документообіг, наказ підписують кваліфікованим електронним підписом і вносять до реєстру з тією самою юридичною силою.

Що робити, коли працівник оскаржує переведення

Якщо працівник вважає переведення незаконним, він має право звернутися до Держпраці, до суду або до профспілки протягом трьох місяців з дня, коли дізнався про порушення. Роботодавець у відповідь на скаргу надає копії наказу, додаткової угоди, журналу реєстрації і документів-підстав. Саме тут якість оформлення наказу вирішує, чи виграє роботодавець справу.

Суд вимагатиме довести три обставини: працівник знав про переведення і погоджувався на нього, роботодавець мав для цього законну підставу, процедура попередження і укладення додаткової угоди дотримана. Якщо хоча б один елемент відсутній, наказ визнають незаконним, працівника поновлять на попередній посаді, а роботодавець сплатить середній заробіток за весь час вимушеного прогулу і компенсацію моральної шкоди.

Тому краще витратити годину на правильне оформлення наказу, ніж потім місяцями доводити його законність у суді. Перевіряйте формулювання, фіксуйте згоду працівника письмово, дотримуйтесь двомісячного строку попередження і не забувайте про додаткову угоду — це базові чотири кроки, які рятують від більшості трудових спорів.

Часті запитання (FAQ)

Чи можна перевести працівника без йогоньої письмової згоди?

Постійне переведення на іншу посаду потребує письмової згоди працівника, інакше наказ може бути визнаний незаконним. Виняток — тимчасове переведення на строк до одного місяця у разі виробничої потреби або простою, але й тут є обмеження за посадою і оплатою праці.

За скільки часу треба попереджати про переведення?

Про зміну істотних умов праці, зокрема переведення, працівника попереджають не пізніше ніж за два місяці до дати нової роботи. Якщо працівник не погоджується, роботодавець пропонує іншу роботу або звільняє за пунктом 6 статті 36 КЗпП.

Чи потрібна додаткова угода до трудового договору при переведенні?

Так, додаткова угода обов’язкова, бо переведення змінює істотні умови договору. Без неї наказ сам по собі не змінює умов праці, навіть якщо працівник підписав наказ і фактично працює на новій посаді.

Як оформити переведення до іншого підприємства?

Потрібні три документи: лист-згода від нового роботодавця, заява працівника і наказ про звільнення з попереднього місця у зв’язку з переведенням за пунктом 5 статті 36 КЗпП. Новий роботодавець укладає окремий трудовий договір і зберігає стаж працівника.

Чи можна перевести працівника на нижчу посаду як покарання?

Ні, переведення на нижчу посаду не входить до переліку дисциплінарних стягнень у статті 147 КЗпП. Як покарання можна оголосити догану або звільнити за відповідною статтею, але не знижувати посаду без згоди самого працівника.

Який строк зберігання наказу про переведення в архіві?

Більшість наказів про переведення зберігають 75 років разом з особовою справою. Якщо переведення тимчасове і не призвело до зміни основних умов, строк зберігання може бути скорочений до 50 років відповідно до Переліку типових документів.

Чи потрібен наказ про переведення, якщо працівник іде на підвищення в межах сумісництва?

Якщо змінюються умови сумісництва, оформлюють окремий наказ і додаткову угоду до договору про сумісництво. Переведення в межах основної роботи і зміна умов сумісництва — це два різні кадрові процеси, які не слід об’єднувати в одному наказі.

Чи може Держпраці скасувати наказ під час перевірки?

Інспектор Держпраці може зафіксувати порушення і винести припис про усунення, але остаточно скасувати наказ має право лише суд. Якщо роботодавець ігнорує припис, на нього накладають штраф, а працівник додатково може оскаржити наказ у судовому порядку.